استفاده از مدل شایستگی ها برای ارتقای عملکرد سازمانی
مقدمه:
یکی از بخش‌های کلیدی در مدیریت بهتر هر سازمان استفاده از انواع شایستگی ها است. شایستگی واژه‌ای است که برای اولین بار در سال در سال 1973 و توسط مک کللند به‌عنوان شاخص شناسایی ویژگی و توانایی‌های فردی کارکنان معرفی شد. استفاده از این شاخص توانست تاثیر مثبتی در بهبود عملکرد سازمان‌ها داشته باشد. با توسعه بیشتر این شاخص نتایج مختلفی در سازمان‌ها به دست آمد.
مهمترین دستاورد پژوهشگران این بود که آنها دریافتند برای ارتقای عملکرد هر سازمان نیازمند تعریف شاخص‌های توانمندی منحصربه‌فردی هستیم؛ و بدون شک افرادی می‌توانند در موفقیت سازمان موثر باشند که از این ویژگی‌های رفتاری برخوردار باشند. گزینه دیگری که در استفاده از شاخص شایستگی در سازمان مهم است تاکید آن بر توانایی یادگیری بجای تمرکز بر ارتقای توانمندی‌های فردی است. اگر با اهمیت و ضرورت تعریف و تدوین شاخص شایستگی برای سازمان‌های مختلف آشنا نیستید، بهتر است در این مقاله با ما همراه باشید.
شایستگی واقعی چیست؟
همان‌طور که اشاره کردیم نظریه شایستگی برای اولین بار در دهه هفتاد و توسط پروفسور مک کللند استاد روانشناسی دانشگاه هاروارد وارد حوزه مدیریت شد. او سعی کرد با انجام آزمایشی برتری شایستگی به هوش فردی را نشان دهد. بررسی‌های او نشان داد که آزمون هوش عملکرد ضعیفی در گزینش کارکنان از خود نشان می‌دهد. به همین دلیل او تکیه بر شایستگی و به عبارت دیگر شایسته‌سالاری را ملاک اصلی در گزینش نیروی انسانی قرار داد.
شایستگی در یک تعریف کلی مجموعه‌ای از دانش، مهارت، خصوصیات فردی، تجربه‌ها، علاقه‌مندی‌ها و توانمندی‌های مرتبط با هر شغل است. این مجموعه فرد را قادر می‌سازد که مسئولیت‌های شغلی را در سطحی بالاتر انجام دهد. شایستگی ها الگویی ارائه می‌کنند که نشان می‌دهد فرد می‌تواند مسئولیت‌های شغلی را بهتر انجام دهد.
این الگو شامل مجموعه‌ای از رفتارهای هدفمند است که دانش، آگاهی و معلومات فردی، مهارت‌ها و توانمندی‌ها، دیدگاه‌ها و نگرش‌های شخصی، ویژگی‌های اخلاقی و رفتاری، انگیزه و نیروی محرک فردی را در برمی‌گیرد. شایستگی فردی یا سازمانی را می‌توان به یک کوه تشبیه کرد. بخشی از قسمت‌ها مانند دانش و مهارت قابل‌مشاهده و ارزیابی هستند؛ اما برخی ویژگی‌ها پنهانی هستند که مشاهده و بررسی آنها به ابزارهای دقیق‌تر نیاز دارد. این موارد شامل خصوصیات شخصیتی، استعدادها و انگیزه‌های فردی و سازمانی هستند.
اصلی‌ترین کاربرد شایستگی
آگاهی از شایستگی فردی و سازمانی موجب خلق دیدگاهی جامع در مورد مدیریت منابع انسانی می‌شود. این الگو به شما کمک می‌کند که بخش‌هایی مانند ارزیابی، اجرای دوره‌های آموزشی، جذب نیرو، استخدام و بسیاری مراحل دیگر را بهتر انجام دهید. در حقیقت، بهترین راه ارتقای عملکرد سازمانی استفاده از الگوی شایستگی در مدیریت منابع انسانی سازمان است.
سعی کنید در اداره سازمان و یکپارچه‌سازی برنامه‌ها از اجرای مدل‌های شایستگی غافل نشوید. فراموش نکنید که در تمام مسیر، شایسته‌سالاری باید هسته مرکزی فعالیت‌های سازمانی باشد.
انواع شایستگی ها
- شایستگی عمومی
مهمترین موقعیتی که مفهوم شایسته‌سالاری در آن اهمیت پیدا می‌کند، موقعیت شغلی است. به همین دلیل، بررسی شایستگی ها و صلاحیت‌های فردی در گزینش نیروی انسانی اولویت دارد. شایستگی عمومی علاوه بر خودآگاهی و خودشناسی موجب ایجاد مرحله‌ای از تکامل در فرد یا سازمان می‌شود. در اغلب سازمان‌ها الگوهای شایستگی به‌عنوان مکمل و اداره‌کننده رفتار درون‌سازمانی اجرا می‌شوند؛ که اجرای آنها موجب شناخت نقاط ضعف و قوت، رفع یا تقویت آنها در فرد و سازمان می‌شود. شایستگی عمومی دارای انواع مختلف است؛ اما در یک دسته‌بندی کلی این نمونه شایستگی به دو گروه عملی – رفتاری و فکری – ذهنی تقسیم می‌شوند. استفاده از این نمونه صلاحیت‌های رفتاری برای تمام افراد با هر رتبه و مقام در سازمان ضروری و حیاتی است.
2. شایستگی مدیریتیشایستهسالاری در انتخاب و انتصاب مدیران در بهبود عملکرد منابع انسانی و دستیابی به اهداف سازمان موثر است. یک مدیر شایسته سعی می‌کند تمام توان خود برای جذب نیروی مستعد و توانمند را بکار بگیرد. اجرای هدفمند این برنامه مستلزم آشنایی با الگوهای اصلی شایستگی مدیریتی و شیوه اجرای بهینه آنها است. مدیر باید بتواند با توجه به شرایط و نیاز سازمان الگوی مناسب به‌منظور جذب نیروی متعهد و متخصص را انتخاب کند. انتصاب بر اساس الگویی بومی و استاندارد، دستیابی به اهداف کوتاه و بلندمدت شرکت را ساده‌تر می‌کند.
3. شایستگی اختصاصییکی دیگر از نمونه‌های شایستگی که برای ارتقای عملکرد سازمان ضروری است، شایستگی اختصاصی است. این نمونه شایستگی به خصوصیات و ویژگی‌های اشاره دارد که هر فرد برای انتصاب در پست خاص به آن نیازمند است. هدف اصلی از توجه به شایستگی ها در انتصاب این است که عملکرد اجرایی و اداری سازمان بهبود یابد و دستیابی به اهداف ساده‌تر شود.
برای مثال، فردی که در مقام معاونت انتصاب می یابد باید قدرت تجزیه‌وتحلیل بالایی داشته باشد. بتواند به‌عنوان رابط قوی بین مدیر و سایر بخش‌های اداره عمل کند. از توانایی مدیریت و حل مسئله برخوردار باشد. مسئولیت‌پذیر بوده و از انتقاد نترسد.
مراحل مختلف در تدوین الگوی شایستگی گام اول: تعیین هدفپیش از انجام هر کاری باید هدف اصلی خود را تعیین کنید. در این مسیر باید کاملا صادقانه و واقع‌بینانه عمل کنید. شما از تدوین مدل شایستگی چه هدفی را دنبال می‌کنید؟ صرفا به دلیل تقلید کورکورانه از سازمان‌های موفق این مدل را تدوین کرده‌اید یا می‌خواهید تاثیر مثبتی در عملکرد سازمان خود ایجاد کنید؟ پس از اینکه به این سوال پاسخ دادید، باید تعیین کنید که الگوی شما برای ارزیابی تمام کارکنان استفاده می‌شود یا تنها برای انتصاب مدیران شایسته از این الگو کمک می‌گیرید؟ اگر مرحله تعیین هدف را به‌صورت کاملا شفاف انجام دهید، برای اجرای الگوی شایسته‌سالاری با مشکلات مختلفی مواجه می‌شوید.
گام دوم: ارزیابی و تجزیه‌وتحلیل تجربیات مشابهفراموش نکنید در تدوین الگوی شایستگی نباید کپی‌برداری کنید؛ زیرا نیازها و اهداف سازمان‌های مختلف متفاوت است. اما برای تدوین هرچه موثرتر الگوی شایسته‌سالاری سازمان خود بهتر است از تجربه سازمان‌های موفق الهام بگیرید. ابتدا الگوی هر سازمان و نتایج حاصل از اجرای آن را بررسی کنید. نقاط ضعف و قوت هر یک را پیدا کنید. در نهایت شایستگی ها را با توجه به نیاز و اهداف سازمان خود تعیین کنید.
گام سوم: بررسی مدل‌های موفق و ناموفقمک کللند که پدر شایسته‌سالاری در سیستم مدیریت نامیده می‌شود، بر این باور است که برای موفقیت باید نمونه‌های موفق و ناموفق را بررسی کنید. بررسی نمونه‌ها و الگوهای موفق این فرصت را برای شما فراهم می‌کند که با دلایل اصلی موفقیت آنها آشنا شوید. از سوی دیگر، با بررسی الگوهای ناموفق متوجه می‌شوید که وجود چه نکات منفی می‌تواند سیستم را به نابودی بکشاند. با بررسی ویژگی‌هایی که سازمان‌های موفق از آن بهره‌مند هستند و سازمان یا افراد ناموفق از آن بی‌بهره‌اند، می‌توانید الگویی تدوین کنید که اجرای آن بتواند موفقیت سازمان شما را تضمین کند.
گام چهارم: ارزیابی و تحلیل استراتژی‌های سازمانیهدف اصلی از اجرای الگوی شایستگی همگام‌سازی فعالیت نیروی انسانی سازمان در راستای تحقق اهداف کلان سازمان است. همان‌طور که می‌دانید مسیر دستیابی به اهداف از طریق استراتژی‌ها تعریف می‌شود. به همین دلیل، اجرای الگوی شایستگی می‌تواند عملکرد نیروی انسانی سازمان را با استراتژی‌ها در یک راستا قرار دهد. در نتیجه، اگر اهداف و استراتژی‌های سازمان را به‌صورت دقیق و همه‌جانبه بررسی کنید، به مجموعه‌ای از ویژگی‌های مطلوب دست پیدا می‌کنید که می‌توانند مبنای اصلی الگوی شایستگی سازمان شما باشند.
گام پنجم: تعیین فهرست دقیق از شایستگی ها پس از تحلیل اطلاعاتسعی کنید اطلاعاتی که در حین مصاحبه از منابع مختلف به دست آورده‌اید را بررسی کنید. اطلاعات به‌دست‌آمده را ثبت کرده و با اطلاعات مبنایی در الگوی شایستگی سازمان تطبیق دهید. سعی کنید اولویت‌بندی را رعایت کنید. به عبارت ساده‌تر، ویژگی‌ها و خصوصیاتی که برای سازمان شما در اولویت قرار دارد را مبنای پذیریش منابع انسانی خود قرار دهید. در برخی موارد که ممکن است لیست موارد ذکر شده در الگوی شایستگی ها طولانی شود، سعی کنید ویژگی‌های مشابه را استفاده کنید.
گام ششم: ارائه الگوهای رفتاریاستفاده از الگوهای رفتاری معمولا برای ایجاد مقیاس ارزیابی و سنجش در الگوی شایستگی به کار می‌رود. الگوی رفتاری به این معنی است که شما انتظار دارید فرد برخوردار از یک شایستگی یا صلاحیت رفتاری چه ویژگی‌هایی داشته باشد. یکی از روش‌هایی که در ارائه الگوهای رفتاری می‌توانید از آن بهره بگیرید، بررسی و استفاده از الگوهای رفتاری سایر سازمان‌ها است. البته مراقب باشید به مشکل کپی‌برداری دچار نشوید.
گام هفتم: به‌روزرسانی الگوی شایستگی هاپس از اینکه مدل مناسب را طراحی و اجرا کردید، باید نتایج حاصل از اجرای این الگو را ارزیابی و تحلیل کنید. باید ببینید اجرای این الگو تا چه اندازه توانسته در بهبود عملکرد سازمان شما و انتصابات تاثیر مثبت داشته باشد. پس از بررسی، بر روی این مورد متمرکز شوید که از طریق کدام شایستگی می‌توانید عملکرد سازمان خود را بهبود ببخشید. اگر نیاز است استراتژی‌های جدید طراحی و اجرا کنید. سعی کنید از متدهای نوین در تدوین و اجرای الگوی سازمانی خود کمک بگیرید.
استراتژی‌های اصلی در تدوین الگوی شایستگی ها و روش اصلی استخراج آنها
برای اینکه بتوانید الگوی شایستگی مناسبی برای سازمان خود تدوین کنید، در وهله اول باید تعریفی درست از رویکردهای سازمانی خود ارائه دهید. برای این کار می‌توانید از سه استراتژی کلی استفاده کنید. این استراتژی‌ها عبارتند از:
استراتژی قرض گرفتن: با اجرای این استراتژی بدون ایده پردازی می‌توانید از الگوی سایر سازمان‌های موفق استفاده کنید. این روش بسیار ساده و ارزان بوده و به متدولوژی پیچیده‌ای نیاز ندارد. کافی است سازمان‌های موفق را پیدا کنید و الگوهای موفقیت آنها را استخراج و الگوبرداری کنید.
استراتژی بومی کردن: در این استراتژی ابتدا باید مدل‌ها و الگوهای شایستگی سایر سازمان‌ها را بررسی کرده و در مرحله بعد آنها را بر اساس نیاز و اهداف سازمان خود تدوین کنید. از آنجا که در این روش باید الگوی مناسب را با توجه به نیاز سازمانی خود بومی‌سازی کنید، باید با مبانی پایه متدولوژی آشنا باشید.
استراتژی ساخت الگوی اختصاصی: این شیوه پیچیده‌تر از دو روش قبل است و باید به مبانی پایه و اصلی متدولوژی مسلط باشید. در این روش، ابتدا باید نیازها و اهداف سازمانی خود را تعریف کنید. در مرحله بعد، شایستگی ها و ویژگی‌هایی که می‌تواند در دستیابی به اهداف نهایی سازمان به شما کمک کند را تعریف کنید. در انتها، با توجه به نیازها و اهداف و خصوصیات تعریف شده، الگوی مناسب برای موفقیت سازمان خود را تدوین و اجرا کنید.
مزیت استفاده از الگوی شایستگی ها
الگوی شایستگی ابزاری موثر در جذب نیروی انسانی است. مبنای اصلی تدوین این الگو نیازها و اهداف سازمان است. نوع استراتژی سازمان می‌تواند در جذب منابع انسانی موثر باشد. هدف اصلی هر سازمان این است که بتواند در مدت‌زمان کوتاه به اهداف خود برسد؛ اما آگاهی و تعریف دقیق به‌تنهایی نمی‌تواند موفقیت سازمان را تضمین کند. بهترین راه استفاده از شایسته‌سالاری در جذب تمام کارکنان یک شرکت است. شایسته‌سالاری تنها به کارکنان رده پایین محدود نمی‌شود. بلکه، بر خلاف باور رایج باید در انتصاب مدیران ارشد نیز از الگوهای شایسته‌سالاری استفاده کنید.
سوالی که به ذهن می‌رسد این است که ضرورت استفاده از الگوی شایستگی در انتخاب مدیران ارشد چیست؟ مدیران ارشد موتور محرک و کنترل‌کننده یک سازمان هستند. ایده‌های آنها می‌توان سازمان را در رفع چالش‌ها و مشکلات احتمالی موفق کند.
علاوه بر این، شایستگی ها، نگرش و توانمندی‌های یک مدیر ارشد باید با اهداف اصلی سازمان همسو باشد. ممکن است یک مدیر قدرت رهبری و انگیزه بالایی داشته باشد و بتواند با کارکنان ارتباط عمیق برقرار کند، اما اهداف او با اهداف اصلی سازمان هماهنگ نباشد. انتصاب این مدیر نمی‌تواند در موفقیت سازمان تاثیر بسزایی داشته باشد.
استفاده از الگوی شایستگی به شما کمک می‌کند تا با توجه به اهداف سازمان خود تمام مراحل جذب، نصب و عزل کارکنان را انجام دهید. این الگو می‌تواند مسیر موفقیت سازمان را هموارتر و کوتاه‌تر کند. انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد. الگوی شایستگی به سازمان قدرت می‌دهد که بتواند با چالش‌های مختلف مواجه شده و راهکار مناسب برای خروج از این موقعیت را اتخاذ کند.
سخن پایانی دکتر امین اردلان
همان‌طور که با مطالعه این مطلب دریافتید، موفقیت سازمان به انتخاب اعضا وابسته است و شایسته‌سالاری تنها اصلی است که می‌تواند در انتخاب افراد توانمند به شما کمک کند. در تعریف شایسته‌سالاری باید به این مورد توجه داشته باشید که مفهوم شایستگی ها در سازمان‌های مختلف متفاوت است؛ زیرا اهداف سازمانی با یکدیگر متفاوت است. در نتیجه، برای تحقق اهداف مختلف به ابزارهای و توانمندی‌های متفاوتی نیازمند هستیم. همین امر ضرورت تدوین الگوی شایستگی متفاوت برای هر سازمان را آشکارتر می‌کند. حالا شما به ما بگویید در سازمان یا شرکت شما از چه الگوهایی برای شایسته سالاری استفاده می شود؟
درباره ما
