مقدمه:
این روزها شاهد عدم تناسب عرضه و تقاضا در بازار کار هستیم. همان‌طور که می‌دانید شرایط جامعه به سمتی حرکت کرده که با افزایش تقاضا برای کار مواجه هستیم. برای اینکه بتوانیم از بین تمام افراد متقاضی کار، اشخاص شایسته و توانمندی که تناسب بیشتری با شغل موردنظر دارند را انتخاب کنیم، به ابزار خاصی نیازمند هستیم. یکی از روش‌های اصلی که می‌توان در استخدام به آن متکی بود، کانون های ارزیابی است.
استفاده از این روش به شما اجازه می‌دهد که بتوانید اشخاص را از نظر جسمی و روانی بررسی کنید و در نهایت موفق می‌شوید نیروی ماهر و مجرب را با تکیه بر شایستگی و مهارت‌های فردی آنها استخدام کنید. برای اینکه بدانید کانون توسعه و ارزیابی چگونه کار می‌کند یا چه مزایا و معایبی دارد و اینکه اهداف اصلی از اجرای این روش چیست؟ در این مقاله با ما همراه باشید.
تعریف ساده از کانون ارزیابی
استفاده از روش‌های ارزیابی به‌منظور انتصاب و استخدام افراد شایسته در تمام سازمان و شرکت‌های سراسر جهان رایج و مرسوم است. در حقیقت این روش می‌تواند بیشترین تاثیر را بر شیوه‌های ارزیابی سازمانی بگذارد. ایالات‌متحده اولین کشوری بود که برای بررسی عملکرد منابع انسانی سازمان‌های خود از این روش استفاده کرد. در این روش برای ارزیابی افراد متقاضی کار از گروهی چندنفره کمک گرفته می‌شود. تمام اعضای این تیم در شغل موردنظر دارای تخصص و مهارت کافی هستند. ارزیابی افراد در این روش به‌صورت مستقیم انجام شده و جنبه‌های علمی، شخصیتی، رفتاری، توانایی‌ها و مهارت‌های فردی متقاضی بررسی می‌شود.
عملکرد کانون برای ارزیابی اعضا به شیوه‌ای خاص انجام می‌شود. با این حال، ممکن است که شیوه اجرای آن تحت تاثیر سیاست‌های سازمانی قرار گرفته و تغییراتی در آن ایجاد شود. استفاده از کانون های ارزیابی بیشتر در مرحله استخدام مدیر ارشد بکار می‌رود؛ زیرا مدیر موتور محرک و قلب هر سازمان است.
مدیر مجرب می‌تواند انگیزه لازم برای دستیابی به اهداف خرد و کلان سازمان را ایجاد کند. بعلاوه، مدیر می‌تواند از طریق استخدام کارکنان شایسته موفقیت سازمان را تضمین کند. به همین دلیل، اغلب شرکت‌ها و موسسات معتبر سعی می‌کنند در استخدام مدیر بیشترین حساسیت را به خرج دهند.
همچنین کانون های ارزیابی در زمینه ارتقاء کارکنان به پست های بالاتر نیز فعالیت می کنند. به این صورت که کارکنانی که دارای ویژگیهای احراز آن جایگاه شغلی هستند را ارزیابی می کنند و از بین آنها، فردی که بالاترین امتیاز را به دست آورده و به عبارتی شایستگی بیشتری دارد را انتخاب می کنند.
اهداف کانون های ارزیابی
- استخدام بر اساس شایسته‌سالاری
- گسترش و توسعه مهارت‌ها و شایستگی‌ها اخلاقی و رفتاری در سازمان
- کاهش تاثیر عوامل محیطی در انتصاب و استخدام اعضا
- تشخیص به‌موقع نیازهای مختلف آموزشی و اجرای دوره‌ها و برنامه‌های مختلف برای ارتقای عملکرد کارکنان
- ارائه مشاوره‌های شغلی رایگان برای بهبود راندمان و کارای اعضا و تسهیل دستیابی به اهداف خرد و کلان سازمان
- ابقای افراد شایسته در پست و سمت‌های مختلف و شناسایی افرادی که شایستگی کمتری دارند و باید توسعه پیدا کنند.
- کشف استعداد و توانمندی‌های بالقوه در بین کارکنان و کمک به رشد و توسعه آن
- ایجاد فضایی عمیق به‌منظور رشد استعدادها و شایستگی در سازمان
بررسی عملکرد کانون ارزیابی
همان‌طور که اشاره کردیم، برای استخدام مدیران ارشد یا کارکنان سطح بالا استفاده از تیم مجرب ارزیابی ضروری است. این تیم به صورت های مختلف وجود دارد. در ساده ترین حالت تیم ارزیابی از سه عضو بلندپایه تشکیل می‌شود. این سه نفر سعی می‌کنند به‌صورت مستقیم با متقاضی وارد صحبت شده و از طریق طرح سوالات مختلف جنبه‌های شخصیتی و علمی او را ارزیابی کنند. برای اینکه بتوان عملکرد اجرایی و مهارت‌های فردی متقاضی را بررسی کرد، تیم ارزیابی سعی می‌کند شرایط کاری را بازسازی کند. از این طریق می‌توان مهارت فرد در کنترل موقعیت‌ها و واکنش او در شرایط مختلف را تجزیه‌وتحلیل کرد. اما تیم های ارزیابی حرفه ای از ارزیابان دو، سه یا چهار نفره تشکیل می شود که به ترتیب گروه های چهار، شش و هشت نفره را ارزیابی می کنند.
تیم ارزیابی سعی می‌کند در شرایط کاملا یکسان تمام متقاضیان را ارزیابی کرده و پس از بررسی نهایی و ثبت نتایج، داده‌ها را یکدیگر مقایسه کند. در این مرحله می‌توان به این نتیجه رسید که کدام متقاضی از صلاحیت و شایستگی بیشتری برای انجام شغل موردنظر برخوردار است. کانون های ارزیابی سعی می‌کنند فردی که توانسته بالاترین امتیاز را در مرحله ارزیابی کسب کند به‌عنوان مدیر یا کارمند ارشد انتخاب کنند.
تکنیک‌های اصلی اجراشده توسط کانون های ارزیابی
تیم ارزیابی برای اینکه بتواند در مرحله تحلیل رفتاری متقاضی عملکرد مناسبی داشته باشد از آزمون‌های روانشناسی متعددی استفاده می‌کند. بعلاوه، بازسازی شرایط کاری نیز برای بررسی میزان مهارت فرد در مدیریت و کنترل شرایط الزامی است که این مرحله نیز به استفاده از ابزار و تکنیک‌های خاص نیاز دارد. تیم ارزیابی برای بررسی بهتر متقاضیان از تکنیک‌ها و روش‌های مختلفی کمک می‌گیرد. تکنیک های بسیار زیادی برای ارزیابی وجود دارد که به تعدادی از آنها در این مقاله اشاره می شود:
- تمرین کازیه
اصلی‌ترین تمرین نگارشی که توسط تیم ارزیابی به کار می‌رود تمرین کازیه است. تمرکز اصلی این تمرین بر تمام فعالیت‌های نوشتاری است که فرد متقاضی در طول انجام کار با آن مواجه می‌شود. سعی می‌شود مهارت‌های فرد در نامه‌نگاری اداری، تهیه و ارائه انواع مختلف گزارش‌ها، تنظیم یادداشت‌های کاری و موارد مشابه ارزیابی شود. بعلاوه، فرد باید بتواند ارتباط منطقی بین این کارها برقرار کرده و آنها را بر اساس ضرورت اولویت‌بندی کند.
- بحث گروهی
این تکنیک بر پایه طرح سوال استوار است. سعی می‌شود یکی از مشکلات کاری به‌عنوان سوال اصلی مطرح‌شده و تعدادی سوال فرعی نیز قید می شود و از فرد متقاضی درخواست می‌شود تا راه‌حلی برای این چالش پیدا کند. هدف اصلی تکنیک بحث گروهی این است که بتواند مهارت‌های حل مسئله و قدرت تصمیم‌گیری فرد، مدیریت جلسه و … را به چالش بکشد.
- شبیه‌سازی صحبت با زیردستان یا ارباب‌رجوع
سازمان‌ها از اجزا و کارکنان مختلفی تشکیل شده‌اند. از سوی دیگر، با توجه به نوع کار هر سازمان روزانه حجم مختلفی از ارباب‌رجوع به سازمان‌ها مراجعه می‌کنند. یکی از تکنیک‌های بسیار مهم در کانون های ارزیابی شبیه‌سازی رفتار فرد متقاضی با زیردستان یا ارباب‌رجوع‌ها است. در این تکنیک سعی می‌شود خصوصیات رفتاری فرد به‌دقت ارزیابی شود. البته برای ارزیابی بهتر رفتار فرد نمی‌توان زمان محدودی به این تکنیک اختصاص داد. به همین دلیل، تیم‌های ارزیابی سعی می‌کنند مرحله شبیه‌سازی را در بازه زمانی 3 روزه انجام دهند.
- طراحی مدل شایستگی
طراحی الگوی شایستگی مهمترین بخش در هر کسب‌وکار است. به عبارت ساده‌تر، الگوی شایستگی شرایط لازم برای تحلیل شغلی با رویکرد رفتار محور را فراهم می‌کند. بدون شک اگر در مرحله تحلیل شغل و تعریف معیارهای شایستگی عملکرد خوبی نداشته باشد و انتصابات شما شایسته محور نباشند، قضاوت مناسبی در مورد سایر اعضا و عملکرد آنها نخواهید داشت.
تیم ارزیابی در طراحی و تدوین الگوی خود سعی می‌کند به‌گونه‌ای عمل کند که شرایط لازم برای شبیه‌سازی محیط کار را فراهم کرده تا بتواند رفتار و عملکرد واقعی فرد را ارزیابی کند. در نتیجه، بر اساس میزان شایستگی افراد مناسب را انتخاب کند.
شاخص اصلی ارزیابی در کانون های ارزیابی
ملاک اصلی ارزیابی در کانون‌های توسعه ارزیابی الگو و مدل شایستگی است. همان‌طور که می‌دانید مدل شایستگی ترکیبی از دانش، مهارت، دیدگاه‌ها، نگرش‌ها و جنبه‌های مختلف شخصیتی فردی است که می‌تواند برای اجرای موفق برنامه شغلی به شما کمک کند.
در واقع، این مدل به‌عنوان ابزار اصلی و معیار ارزیابی اعضا توسط کانون بکار گرفته می‌شود. فردی که بتواند با توجه به مدل شایستگی امتیاز بالاتری در مرحله ارزیابی به دست آورد، از شایستگی بیشتری برای انتصاب شغل موردنظر برخوردار است.
سوالات اصلی مطرح‌شده در کانون های ارزیابی
تیم ارزیابی سعی می‌کند بخشی از مراحل ارزیابی رفتاری و شخصیتی متقاضی را از طریق طرح سوالات به‌صورت کتبی یا شفاهی انجام دهد. سوالات این بخش باید کاملا استاندارد بوده و بتواند ابزاری مناسب برای تحلیل رفتار و مهارت‌های متقاضی باشد. اصلی‌ترین دسته‌بندی در سوالات کانون های ارزیابی عبارت است از:
سوالات اصلی برای ارزیابی مهارت حل اختلاف
هر فردی که در پستی مشغول به کار می‌شود ممکن است با سایر اعضا دچار اختلاف‌نظر شود. روشی که فرد برای طرح و حل مشکلات بکار می‌گیرد از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. برای اینکه بتوانید این جنبه از شخصیت فرد را ارزیابی کنید باید از سوالاتی را طرح کنید که بتواند فرد را به چالش بکشد. برای مثال باید از او پرسید: اگر یکی از اعضا گزارشی به شما ارائه کند که با نظرات شما مغایر باشد برای حل این اختلاف‌نظر از چه روشی استفاده می‌کنید؟ و البته سوال هایی با رویکرد واکاوی بسیار در تشخیص صحیح رفتارها موثر هستند.
سوالات مرتبط با مهارت‌های تصمیم‌گیری
عملکرد مدیر ارشد با قدرت تصمیم‌گیری او ارتباط مستقیم دارد. برای اینکه بدانید فرد متقاضی تا چه اندازه توانایی مدیرت بحران‌ها و قدرت تصمیم‌گیری دارد باید از سوالاتی کمک بگیرد که بتواند او را در بین چند انتخاب مردد کند. در نهایت، دقت و سرعت عمل او در تصمیم‌گیری را بررسی کنید. برای مثال بپرسید: اگر برای حل یک مشکل گزینه‌های مختلف وجود داشته باشد، شما سعی می‌کنید این مشکل را از چه مسیری حل کنید؟
سوالات مرتبط با قدرت برنامه‌ریزی
همان‌طور که می‌دانید برنامه‌ریزی برای دستیابی به اهداف آینده سازمان بر عهده مدیر است. برنامه‌ریزی سازمانی بسیار پیچیده و حساس است. باید به موارد مختلفی از جمله موانع و چالش‌ها و راه‌های برون‌رفت از این شرایط توجه شود، مسیر مناسب برای رسیدن به اهداف سازمانی تعریف شده، علاوه بر این باید ابزار و نیازها برآورد شود. به همین دلیل، کانون های ارزیابی سعی می‌کنند سوالاتی از متقاضی بپرسند که بتوانند میزان رشد و پرورش مهارت برنامه‌ریزی او را تحلیل کنند. برای مثال بهتر است از متقاضی بپرسید برنامه شغلی و آینده او چیست و برای دستیابی به اهداف خود از چه روشی استفاده خواهد کرد؟
مزایای کانون های ارزیابی
استفاده از تیم ارزیابی کمک می‌کند که بتوانید انتصاب اعضا را بر اساس شایستگی و میزان مهارت‌های فردی و اخلاقی آنها انجام دهید. تیم ارزیابی می‌تواند داده‌های لازم برای جذب یا حذف اعضا را در اختیار شما قرار دهد. با استفاده از تکنیک‌های ارزیابی می‌توانید نیازهای آموزشی سازمان را به‌درستی تشخیص داده و دوره‌های لازم برای افزایش مهارت کارکنان استفاده کنید. علاوه بر این موارد، عمده‌ترین مزایایی که با اجرای کانون های ارزیابی از آن بهره‌مند می‌شوید عبارت است از:
- تعیین میزان شایستگی مدیران
- کشف استعدادها و توانمندی‌های افراد و کمک به رشد و پرورش آنها
- ایجاد بسترهای لازم برای توسعه یادگیری مدیران
- فراهم کردن شرایط برای شایسته‌سالاری
- بررسی تناسب کارکنان با شغل آنها
- کمک به تسهیل و تسریع فرایند تصمیم‌گیری
- ایجاد الگوها و برنامه‌های شایستگی محور
- ایجاد شرایط لازم برای توسعه مهارت‌های فردی
- طراحی و تدوین برنامه‌های لازم برای توسعه سازمان
- ایجاد فضای مناسب یادگیری و رقابت سالم درون سازمان
- افزایش تحرک و نشاط در سازمان
- ایجاد سیستمی قدرتمند برای انتخاب نیروهای شایسته و حفظ منابع انسانی مستعد
محدودیت کانون های ارزیابی
یکی از محدودیت‌های اصلی که پیش روی سازمان‌های مختلف در مسیر اجرای تیم ارزیابی وجود دارد، هزینه بالای استفاده از این نمونه کانون‌ها است. علاوه بر این، برای اینکه بتوانید از این بستر استفاده کنید باید از دانش، مهارت و تخصص‌های زیادی بهره‌مند باشید. اگر برای سازمان خود نیازمند استفاده از تیم ارزیابی هستید باید مرحله مشاوره و برنامه‌ریزی را با استفاده از کانون‌های توسعه و ارزیابی انجام دهید. کاملا درست است که هزینه استفاده از این نمونه برنامه‌ها کمی بالا است، اما فراموش نکنید استخدام و انتصاب افراد با آینده سازمان شما ارتباط دارد.
تصور کنید که به‌کارگیری افراد فاقد مهارت می‌تواند سازمان شما را با چه مشکلات و چالش‌هایی روبرو کند. بدون تردید، اگر مرحله گزینش و جذب نیرو را بدون توجه به شایسته‌سالاری و مهارت اخلاقی و فردی انجام دهید، تنها آینده‌ای که می‌توان برای سازمان شما تصور کرد، نابودی است. استفاده از کانون های ارزیابی علیرغم وجود این محدودیت‌ها می‌تواند مرحله استخدام اعضا را به‌درستی انجام داده و گامی محکم برای دستیابی به موفقیت بردارید.
دلایل اصلی موفقیت کانون‌های توسعه و ارزیابی
شاید در گذشته انتصاب و استخدام اعضا تنها با توجه به مصاحبه و مستندسازی معقول به نظر می‌رسید؛ اما امروزه رقابت در جهان بسیار پیچیده و سخت شده است. اگر نتوانید افراد دارای مهارت‌های برنامه‌ریزی و قدرت بالای تصمیم‌گیری را به کار بگیرد در مواجه با مشکلات و چالش‌ها هیچ شانسی برای شما وجود ندارد.
به همین دلیل، استفاده از کانون‌های توسعه و ارزیابی تنها راهی است که برای انتصاب شایسته محور پیش رو دارید. برگ برنده کانون‌های توسعه این است که سعی می‌کند ظرفیت‌های بالقوه و واقعی هر فرد را آشکار کرده و از این طریق میزان شایستگی او برای انتصاب شغل موردنظر را بررسی کند.
البته استفاده از تکنیک این نمونه کانون‌ها زمانی موفقیت‌آمیز خواهد بود که بتوانید از تیم ارزیابی حرفه‌ای و ابزارهای ارزیابی مناسب به‌صورت هم‌زمان استفاده کنید.
سخن پایانی دکتر امین اردلان
همان‌طور که با مطالعه این مطلب دریافتید، امروزه برای انتصاب تمام کارکنان به‌ویژه مدیران ارشد از کانون های ارزیابی استفاده می‌شود. در این روش سعی می‌شود علاوه بر طرح سوالات کتبی و شفاهی، شرایط کاری برای متقاضی شبیه‌سازی شود. هدف اصلی از شبیه‌سازی موقعیت کاری این است که بتوان مهارت‌های فرد در تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی، حل اختلاف و ارتباط با سایر اعضا ارزیابی و بررسی شود. معیارها و ملاک‌های انتخاب‌شده توسط کانون توسعه و ارزیابی به شما کمک می‌کند که شایستگی و عدالت را در انتخاب کارکنان اجرا کنید. استفاده از مدل شایستگی و تمرکز بر شایسته‌سالاری دو مزیت اصلی استفاده از تیم ارزیابی و توسعه است که می‌تواند شما را در دستیابی به اهداف سازمان یاری کند. حالا شما به ما بگویید در سازمان یا شرکت شما از کانون ارزیابی استفاده می شود؟ از چه الگو یا مدل هایی بهره گرفته می شود؟ و اگر نیاز به طراحی الگو و راه اندازی کانون دارید با ما در میان بگذارید تا شما را در راستای شایسته گزینی و شایسته سالاری کمک کنیم.
